Blog

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej? – jakie wydatki

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej? Prowadzenie biznesu zawsze kosztuje. Jeśli istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ponoszonymi wydatkami a uzyskaniem przychodów czy zachowaniem ich źródła, można mówić o kosztach podatkowych. Wskazuje na to ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Generowanie kosztów w firmie jednoosobowej jest nie tylko możliwe, ale i wskazane, aby obniżyć wysokość podatku dochodowego. Warto jednak znać zasady, które regulują jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy oraz jak je właściwie dokumentować.

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej?

Koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki, które służą uzyskaniu przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodu. Przedsiębiorca musi udowodnić, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością, aby mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu przez urząd skarbowy.

Czym są koszty w firmie jednoosobowej – wydatki firmowe

Co można zaliczyć do kosztów? Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wiele wydatków, ale muszą one być uzasadnione jako niezbędne do prowadzenia działalności. Przykładowe koszty podatkowe to:

  • Czynsz i opłaty za media: Wynajem biura, opłaty za wodę, prąd i gaz.
  • Abonament za telefon i Internet: Koszty związane z prowadzeniem komunikacji biznesowej.
  • Paliwo i części zamienne do auta: Koszty eksploatacji pojazdu używanego w działalności gospodarczej.
  • Wyposażenie biura: Zakup mebli, sprzętu komputerowego, artykułów biurowych.
  • Oprogramowanie komputerowe: Koszt licencji na programy niezbędne do prowadzenia działalności.
  • Koszty poniesione na reklamę: Wydatki na kampanie marketingowe, reklamy w mediach.
  • Szkolenia: Kursy i szkolenia podnoszące kwalifikacje związane z działalnością.

Warto pamiętać, że każdy koszt musi być uzasadniony i związany z działalnością. Na przykład, w przypadku działalności prowadzonej w 100% przez Internet, trudne może być uzasadnienie kosztów paliwa. Aby wydatek stanowił koszt w ujęciu podatkowym, musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Czego nie można wrzucić do kosztów uzyskania przychodu?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa także katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Należą do nich m.in.:

  • Wydatki na ulepszenie środków trwałych.
  • Wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań.
  • Podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn.
  • Grzywny i kary pieniężne.
  • Koszty reprezentacji.
  • Składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Pełny katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu, znajduje się w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na jakiej formie opodatkowania można generować koszty?

Generowanie kosztów w przypadku prowadzenia jednoosobowej firmy jest korzystne pod względem podatkowym, ponieważ pozwala obniżyć wysokość podatku dochodowego. Należy jednak pamiętać, że jest to możliwe wyłącznie w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym lub według skali podatkowej. Jeśli więc jesteś na ryczałcie (nie ważne, na jakiej stawce) nie możesz odliczyć poniesionych kosztów. 

Jak udokumentować koszty firmowe na jednoosobowej działalności?

Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być odpowiednio udokumentowany. Może to być faktura, rachunek, bilet z numerem NIP sprzedawcy, dowód zapłaty za przejazd autostradą, dowód poniesienia opłaty pocztowej, umowa bądź rachunek do umowy. W przypadku niektórych wydatków, takich jak diety w podróży służbowej, możliwe jest sporządzenie dowodu wewnętrznego.

Koszty uzyskania przychodu a podatek VAT

Koszty uzyskania przychodu mogą również pomóc obniżyć podatek VAT do zapłaty, o ile dokonany zakup jest związany z działalnością gospodarczą i związany z czynnościami opodatkowanymi. Podatnicy VAT mogą obniżyć podatek VAT od sprzedaży o podatek naliczony przez sprzedawcę.

Dlaczego warto generować koszty działalności gospodarczej?

Generowanie kosztów uzyskania przychodu obniża podstawę opodatkowania, a co za tym idzie, podatek dochodowy. Jest to korzystne, szczególnie dla firm jednoosobowych osiągających niewielkie zyski. Mniejsze koszty mogą jednak obniżyć dochód, co w niektórych przypadkach, jak ubieganie się o kredyt, może być niekorzystne.

Co można wrzucić w koszty działalności? – podsumowanie

Generowanie kosztów uzyskania przychodu to ważny element optymalizacji podatkowej. Ważne jest, aby robić to rozsądnie i zgodnie z przepisami, najczęściej tak jak podpowiada Twoje biuro rachunkowe, by uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej. Paradoksalnie generowanie wysokich kosztów uzyskania przychodu może być korzystne dla przedsiębiorcy, mimo iż wiąże się z ponoszeniem dużych wydatków. Koszty te mogą przynieść korzyści podatkowe, ale warto jednak pamiętać, że koszt musi być również odpowiednio udokumentowany, co będzie stanowiło potwierdzenie, że został on dokonany.

Najnowsze wpisy