Blog

Faktury ustrukturyzowane – od kiedy KSeF wchodzi w życie?

faktury ustrukturyzowane

Faktury ustrukturyzowane mają na celu usprawnienie procesów finansowych oraz zwiększenie przejrzystości i skuteczności w rachunkowości. Na ogół są to elektroniczne dokumenty rejestrujące transakcje handlowe pozwalające na automatyczne przetwarzanie danych. Co powinny zawierać faktury ustrukturyzowane? Jakie są korzyści z wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Jak faktury ustrukturyzowane wpłyną na usługi księgowe w Lublinie oferowane przez biura rachunkowe?

E-faktury ustrukturyzowane – co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktury ustrukturyzowane to elektroniczne dokumenty zawierające informacje o transakcjach handlowych, takie jak sprzedaż towarów lub usług. Są one alternatywą dla tradycyjnych form fakturowania. Czym tak naprawdę różni się klasyczna faktura od faktury ustrukturyzowanej? Ustrukturyzowana faktura ksef różni się od tradycyjnych faktur papierowych, tym, że są one tworzone, przesyłane i przechowywane w formie cyfrowej, zwykle w formacie .xml umożliwiającym automatyczne przetwarzanie danych. 

Jakie są zalety faktur ustrukturyzowanych? Jest to rozwiązanie, dzięki któremu w razie utraty fizycznych dokumentów, cyfrowe kopie faktur są cały czas dostępne w odpowiednich systemach. System KSeF to odpowiedź na rosnące potrzeby rynku i zmieniające się regulacje dotyczące dokumentów finansowych. To ważny krok w kierunku usprawnienia procesów fakturowania elektronicznego.

Jak będzie wyglądać faktura ustrukturyzowana?

Zarówno treść faktur ustrukturyzowanych jak i ich wygląd będą prezentowały się tak samo. Oznacza to, że układ faktur oraz ich struktura będzie zgodna z ustalonymi standardami. W praktyce chodzi o to, że każda wystawiona faktura ustrukturyzowana będzie tworzona zgodnie z wytycznymi zawartymi w oficjalnym Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE), które znajduje się na platformie ePUAP. Niezmiennie, faktura ustrukturyzowana wystawiona przez osobę musi być zapisywana w specjalnym formacie xml. Wszystko po to, aby umożliwić sprawną analizę danych zawartych w fakturze przez różnego rodzaju programy księgowe oraz inne narzędzia do przetwarzania informacji finansowych.

Ksef faktury ustrukturyzowane – od kiedy wchodzą w życie faktury ustrukturyzowane?

Od 1 lipca 2024 roku wchodzi w życie system KSeF, czyli Krajowy system e-faktur. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT mają czas na przygotowanie się do tej zmiany do 1 stycznia 2025. Choć oficjalny obowiązek wystawiania faktur jeszcze nie zaczął obowiązywać, to już teraz istnieje możliwość korzystania z tego systemu. Dzięki temu przedsiębiorstwa i osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zgłębić jego funkcjonalność i dowiedzieć się, jak wygląda wystawienie faktury w nowej formie. Początkowo planowano, że korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe już od 1 stycznia 2024. Jednak na skutek reakcji ze strony firm, które wyraziły obawy co do gotowości do wdrożenia nowego systemu, termin ten został przesunięty.

Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych – Kto będzie zobowiązany do wystawiania faktur w ksef?

Obowiązkowe faktury ustrukturyzowane KSeF to wymóg, który obejmie wszystkie podmioty wystawiające faktury zgodnie z obowiązującymi regulacjami podatkowymi w Polsce, zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów. Istotne jest, że podmioty zagraniczne posiadające siedzibę swojej działalności lub prowadzące ją na stałe poza granicami Polski nie będą zobowiązane do stosowania systemu KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorstwa i osoby prowadzące działalność gospodarczą na terytorium polski będą musiały dostosować się do nowych zasad wystawiania faktur, a podatnicy działający za granicą nadal będą mogli stosować istniejące procedury wystawiania faktur.

E-faktury ustrukturyzowane – jak będzie się wystawiać e-faktury ustrukturyzowane?

E-faktury ustrukturyzowane będą generowane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. W celu wystawienia lub otrzymania takiego dokumentu i uzyskania korzyści użytkowania z faktur ustrukturyzowanych podatnik będzie musiał uzyskać dostęp do platformy i założyć na niej osobiste konto. Dla tych, którzy korzystają z nowoczesnych narzędzi księgowych lub fakturowych mamy dobre wieści – te programy zostaną zintegrowane z KSeF. Dzięki temu wystarczy prowadzić proces fakturowania za pośrednictwem tych programów. 

Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych – co gdy źle wystawiono fakturę?

Jeśli faktura została wydana z nieprawidłowymi danymi lub zawiera błąd, jedyną opcją będzie wystawienie faktury korygującej, która poprawi wcześniejszy błąd. Niestety, ale nie ma możliwości cofnięcia już wystawionej faktury z błędem. Raz wysłana faktura nie może podlegać edycji ani korekcie w swojej pierwotnej formie dlatego wtedy konieczne są faktury ustrukturyzowane korygujące. Co jednak w przypadku, gdy poprawna faktura została niezamierzenie wysłana, a jej anulowanie jest konieczne? W takiej sytuacji konieczne będzie skorygowanie jej wartości do zera, aby odwrócić jej finansowe skutki. Oznacza to, że w przypadku popełnionego błędu, nie będzie możliwości bezpośredniego cofnięcia faktury, ale trzeba będzie działać poprzez mechanizmy korekcyjne w systemie.

Nowe faktury ustrukturyzowane – podsumowanie 

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych KSeF w połowie 2024 to olbrzymia zmiana dla osób prowadzących firmy jak i dla księgowości. W takim momencie niezbędne jest skorzystanie z profesjonalnych usług księgowych w Lublinie oferowanych przez doświadczone biuro. Jeżeli potrzebujesz pomocy w tej kwestii, nasze biuro rachunkowe z chęcią Ci pomoże. Współpraca zdecydowanie ułatwi i usprawni zarządzanie dokumentacją finansową w erze elektronicznych faktur.

Najnowsze wpisy