Blog

Prowadzenie akt osobowych – jak prowadzić dokumentację pracowniczą

prowadzenie akt osobowych

Dokumenty dotyczące danych osobowych rejestrują wszystkie informacje o historii zatrudnienia pracownika w danej firmie. Są one głównie wymogiem prawnym, a przechowywanie dokumentacji ma mieć wpływ na ochronę prywatności osób zatrudnionych. Co dokładnie znajduje się w dokumentacji w sprawach związanych z pracą? Jak w prowadzeniu może pomóc biuro księgowe?

Dokumentacja pracownicza – z czego się składa?

Akta osobowe pracownika to zbiór wszystkich dokumentów, które są ważne do zarządzania nim w firmie. Składają się z pięciu części: A,B,C,D,E i obejmują sprawy związane z zatrudnieniem i przebiegiem pracy. Co dokładnie się w nich znajduje?

  • Część A – dokumenty związane z procesem rekrutacji i ubieganiem się o zatrudnienie w firmie oraz wszystkie dokumenty zgromadzone w trakcie procedury naboru, w tym CV, czy list motywacyjny.
  • Część B – dokumenty, takie jak umowa o pracę, oświadczenia dotyczące danych osobowych, zakres obowiązków oraz potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy i podanymi warunkami zatrudnienia. Można znaleźć też informacje dotyczące szkoleń, nagród oraz informacji o urlopach i zmianach warunków umowy o pracę.
  • Część C – wniosek pracownika o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, potwierdzenia związane z niewypłaceniem ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, żądania wydania świadectwa, a także kopie wydanych świadectw pracy.
  • Część D – dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika, takie jak odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty informujące o ponoszeniu odpowiedzialności porządkowej.
  • Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność substancji działających podobnie do alkoholu.

Prowadzenie akt osobowych pracownika – jak wygląda obowiązek prowadzenia dokumentacji?

Każda część akt osobowych powinna być prowadzona chronologicznie, a dokumenty znajdujące się w aktach każdego pracownika powinny być ponumerowane, aby ułatwić ich identyfikację. Jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumentacja zatrudnienia pracownika musi być przechowywana przez określony czas. W przypadku pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 dokumenty trzeba przechowywać przez 10 lat. Jeśli zatrudnienie miało miejsce w latach 1999 – 2018, a pracodawca złożył składki ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym czasie, to okres przechowywania akt wynosi 10 lat. Jednak w sytuacji, gdy pracownik dołączył do firmy przed 1 stycznia 1999, jego akta pracownicze powinny być przechowywane przez okres 50 lat.

Najnowsze wpisy